スマホ対応の販売管理SaaSを探しても、商品の照会だけなのか、仕入やマスタ登録までできるのかは、製品名だけでは分かりません。
そのため、選ぶ際は、店舗や倉庫で済ませたい作業を、入力から登録後の反映まで通して比べることが大切です。
仕入・受発注・マスタ管理を中心に、対応機能と導入時の注意点を解説します。
1． スマホで仕入・受発注・マスタ管理までできる販売管理SaaSとは
販売管理SaaSは、受注や発注、仕入などを管理する販売管理システムを、クラウド上で利用するサービスです。
スマホ対応の製品では、専用アプリやブラウザを使い、店舗や倉庫からデータを入力・照会できます。
1.1. 商品・取引先などのマスタをスマホで管理できる
マスタとは、商品名や商品コード、仕入先など、伝票を作る際に共通して使う基本情報です。
この商品情報をスマホから呼び出せれば、売場で色・サイズや価格を調べながら、お客様へ案内できます。
ただし、登録済みの情報を照会する機能と、新しい商品や取引先を登録・編集する機能は別です。
例えば、新商品の登録を店頭で済ませたいなら、商品名だけでなく、色・サイズや仕入先まで入力できるかが選定の条件になります。
1.2. 仕入・受注・発注をスマホから処理できる
スマホから仕入や受注を入力できる製品なら、倉庫担当者は荷物を受け取ったその場で仕入数量を登録できます。
また、営業担当者も外出先で注文内容を登録できます。
どちらの業務でも、その場で入力を済ませれば、紙に控えてから事務所のPCへ転記する手間を減らせます。
なお、受注はお客様から注文を受ける処理、発注は仕入先へ商品を注文する処理であり、スマホに必要な画面も異なります。
また、仕入入力では、届いた商品の種類や数量を発注内容と照合します。
製品を比べる際は、発注済みの伝票を呼び出して数量を入力できるかまで試すと、商品や仕入先を選び直す手間の違いが分かります。
ただし、こうした入力機能の対応範囲は、製品ごとに異なります。
仕入・受注・発注のうち、スマホで行えない処理があれば、その作業はPCなどに残ります。
1.3. 受発注と在庫情報をリアルタイムに連携できる
スマホで登録した仕入情報が在庫データへ反映されれば、本部も入荷後の数量を使って商品を手配できます。
反対に、入力内容を夜間にまとめて取り込む運用では、それまで入荷前の残数が表示されることになります。
ここで区別したいのは、発注数と実在庫です。
発注しただけの商品はまだ届いていないため、入荷予定として扱う数量と、入荷後に在庫へ加える数量を分けます。
同様に、受注時に引当で販売可能数を減らすのか、出荷時に実在庫を減らすのかも、連携の対象となる処理とともに確認する点です。
2． スマホ対応の販売管理SaaSを選ぶポイント
スマホで行いたい処理が決まったら、利用端末や既存システムとの接続も含めて候補を比べます。
次の表は、製品ごとに確認する項目です。
| 選ぶポイント | 確認内容 |
|---|---|
| スマホで使える機能 | 受発注・在庫確認など、自社で必要な業務に対応しているか |
| 対応端末 | iOS・Androidなど、自社で利用する端末に対応しているか |
| 在庫連携 | 受発注・仕入などの情報と在庫データを連携できるか |
| 複数拠点対応 | 店舗・倉庫・本部などで同じ情報を共有できるか |
| 外部システム連携 | EC・POS・基幹システムなど、既存システムと連携できるか |
比較の際は、自社の伝票を一つ用意し、商品検索から入力、登録後の在庫確認まで実機で試すと、操作の違いが具体的になります。
もし、入力できる項目が足りず、最後にPCで補うのであれば、その作業まで含めた判断が必要です。
弊社が導入相談で最初に伺うのも、スマホでどこまでの業務を行いたいかです。
例えば、仕入・発注・店舗間移動の入力まで現場で済ませたいのか、全店の売上状況まで確認したいのか、あるいは棚卸と商品確認ができれば十分なのかによって、必要な機能は大きく変わります。
そのため、弊社では、店舗・倉庫・本部ごとにスマホで行う業務の範囲をお客様と整理し、その範囲に合う機能をご提案しています。
3． スマホ対応の販売管理SaaSを導入する際の注意点
必要な機能がそろっていても、使える端末や担当者の権限によっては、予定していた作業を完了できません。
そこで、導入前には、操作の範囲と社内の分担を合わせて決めておきます。
3.1. スマホで利用できる機能範囲を確認する
「スマホ対応」には、情報の閲覧が中心のものも、入力や承認まで行えるものもあります。
そのため、導入前の試用では、仕入数量を入力して保存するだけでなく、入力を間違えた場合の訂正まで試します。
登録前の修正と登録後の取消・再入力では、使う画面や必要な権限が異なる場合があるためです。
また、同じ製品でも、アプリとブラウザでは使える機能が異なる場合があります。
試用では実際に利用する方法を選び、受注・発注・在庫確認・承認など、自社が現場で行いたい操作を一通り試します。
さらに、倉庫や売場での使用を想定し、通信が途切れたときに入力内容が保存されるか、再送信が必要かも調べておきます。
3.2. PCとの使い分けが必要な業務を確認する
棚の前で数点を入力する作業には、持ち歩けるスマホが向いています。
一方、数百件の商品情報を見比べて修正する作業は、大きな画面とキーボードがあるPCのほうが進めやすい場合があります。
このように、すべてをスマホへ移すことが、必ずしも作業時間の短縮にはなりません。
そこで、店舗は仕入数量を登録し、本部はPCで価格やマスタを管理するなど、作業量と責任に合わせた分担も選択肢です。
3.3. 権限管理やセキュリティを確認する
仕入価格や顧客情報の閲覧・編集権限は、担当業務に応じて利用者ごとに設定します。
例えば、商品を検索するスタッフ全員に、価格を変更する権限まで与える必要はありません。
また、サービス提供事業者の対策に加え、利用企業にもアカウントを管理する担当者が必要です。
あわせて、退職・異動時の権限変更や、端末紛失時の利用停止手順を決めておけば、誰へ連絡するかで対応が遅れるのを防げます。
4． スマホ対応の販売管理SaaSについてよくある質問
4.1. スマホでマスタ登録や編集ができる販売管理SaaSはありますか？
はい、スマホでマスタを新規登録・編集できる販売管理SaaSはあります。
ただし、照会だけに対応し、登録や修正はPCで行う製品もあります。
また、登録・編集できる場合でも対象項目は異なり、商品コードや仕入先まで変更できるとは限りません。
4.2. 仕入管理と受発注管理はiOS・Androidだけで完結できますか？
仕入・受注・発注の入力から、日々の訂正や承認までiOS・Androidの端末で行える製品なら、完結できます。
ただし、入力担当者がスマホで登録できても、承認者にはPCが必要な製品もあります。
選定時は、受注・発注・仕入・在庫確認など、自社に必要な機能をスマホで使えるか、担当者ごとの作業に沿って確認してください。
4.3. スマホで仕入や受発注をすると在庫へリアルタイム反映されますか？
反映のタイミングは製品によって異なり、仕入の登録と同時に在庫を更新するものもあれば、承認後や定時のデータ取込で更新するものもあります。
また、同じシステム内での更新と、外部のEC・POSへの反映は分けて考えます。
販売管理側で在庫が更新されても、外部サービスへ送るデータが未送信なら、EC・POSの表示にはまだ反映されません。
5． スマホで仕入・在庫管理を効率化するなら「Creative Vision.NET Smart Solution」
店舗や倉庫で入力した情報を本部でもすぐに使いたい企業に向けて、弊社は「Creative Vision.NET Smart Solution」を提供しています。
PCで使う弊社の基幹システム「Creative Vision.NET（CV.net）」の機能を、iOS・Androidのスマートフォンやタブレットから使うためのアプリケーションです。
また、入力・更新した売上・在庫情報は、CV.netと同じデータベースへリアルタイムに反映されるため、本部は転記を待たずに最新の数量を確認できます。
現場で使える機能には、発注入力、仕入入力、納品予定照会、在庫問合せなどがあります。
例えば、入荷した商品は作成済みの発注データを呼び出して仕入入力できるため、商品や仕入先を選び直す手間を省けます。
また、マスタ機能では、商品バーコードを読み取って色・サイズや売価をその場で照会できます。
ただし、標準機能では、商品や取引先の新規登録・編集はPCのCV.netで行います。
スマホでの登録が必要な場合は、カスタマイズで対応できるかをご相談ください。
現在の発注・入荷の手順を伺い、スマホで行う処理とPCに残す処理の分け方からご相談いただけます。
Creative Vision.NET Smart Solutionはこちら
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この記事の執筆・編集
株式会社ディー・ティー・ピー
システム営業部 編集チーム
アパレル・小売業向け基幹システム「Creative Vision.NET」（導入実績300社以上）を提供する株式会社ディー・ティー・ピーの編集チームです。 製品と導入現場で得た実務知見をもとに、顧客・販売・在庫管理の記事を作成しています。
運営：株式会社ディー・ティー・ピー（dtpnet.jp）