Fit & Gap分析を“生きた資料”に変える｜要件定義・設計・レビューで使い続ける実践運用法
Fit & Gap（フィットアンドギャップ）分析を“生きた資料”に変える｜要件定義・設計・レビューで使い続ける実践運用法
導入：一度きりの分析で終わらせないために
多くのシステム導入プロジェクト、特にERP（Enterprise Resource Planning）のような基幹システムでは、Fit & Gap分析が欠かせません。
パッケージの標準機能（Fit）と、自社業務とのズレ（Gap）を明らかにすることで、要件定義の精度を高めるための重要なプロセスです。
しかし実際には、この分析資料が初期段階で作られたまま更新されず、棚の奥で眠ってしまうケースが少なくありません。
こうした状態は、プロジェクトに次のようなリスクをもたらします。
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認識のズレ：関係者の間で「何を目指しているのか」が共有されず、議論が噛み合わなくなる。
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手戻りの発生：設計や開発の段階で要件との差異が発覚し、再作業が発生する。
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目的の形骸化：業務改革の目的が忘れ去られ、システム導入そのものが目的化してしまう。
結果として、データや根拠に基づく判断ではなく、場当たり的な意思決定が増え、プロジェクトの方向性を見失うことになります。
本記事では、この“止まった資料”をプロジェクトを導く“生きたツール”へ変える方法を解説します。
Fit & Gap分析を初期工程の成果物で終わらせるのではなく、要件定義・設計・レビュー・導入後改善まで、プロジェクト全体を貫くナレッジ基盤として活用する実践法を、経験豊富なITコンサルタントの視点から紹介します。
情報システム部門の担当者、プロジェクトリーダー、そして企業変革を支援するコンサルタントにとって、
本稿はプロジェクト成功率を高めるための具体的なヒントとなるはずです。
⇩なお、Fit & Gap分析そのものの概要や進め方については、こちらの記事で詳しく解説しています。
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1. なぜFit & Gap分析は“死んだ資料”になりがちなのか？
Fit & Gap分析が一度きりの作業で終わり、その価値を失ってしまうのには、いくつかの共通した原因があります。
本章では、その「なぜ形骸化してしまうのか」という課題を具体的に掘り下げます。
- 「分析＝完了」という思い込み 要件定義フェーズのタスクとしてFit & Gap分析が完了すると、多くのチームはそれを「完了した成果物」と見なし、次の工程へと進んでしまいます。
その後の設計や実装フェーズで参照されることはあっても、内容を更新するという意識が薄いため、情報が古くなってしまいます。 - 静的なファイルでの管理 分析結果がExcelで作成され、担当者のPCや特定の共有フォルダに保管されるケースが非常に多いです。
これではバージョン管理が煩雑になり、「どれが最新版かわからない」という事態に陥ります。
実際にExcelでの管理では、リアルタイムでの情報共有が困難なため、関係者が見ている資料が異なり、認識のズレを生む温床となります。
さらに、こうした資料の元となる情報収集自体が、関係者へのヒアリングやワークショップといった主観的で断片的な情報に依存にする原因となってしまいます。
その結果、客観的なデータではなく、個人の記憶や勘、時には政治的な力学が分析結果に影響を与え、初期段階から情報の信頼性が揺らいでいるケースも少なくありません。 - 更新プロセスの不在 プロジェクトは常に変化します。実際、設計を進める中で新たな発見があったり、ビジネス環境の変化で要件が変わったりすることは日常茶飯事です。
しかし、これらの変更をFit & Gap分析の資料にフィードバックし、更新していくプロセスが定義されていない場合、資料と現実の乖離はどんどん広がってしまいます。
このような問題が積み重なると、本来データに基づいて客観的に行われるべき意思決定が、声の大きい人の意見やその場の空気といった「政治や感情、偏見」に流されがちになってしまいます。
その結果として、プロジェクトは本来の目的から逸れ、失敗へと向かってしまうのです。
では、どうすればこの“死んだ資料”を、プロジェクトを力強く推進する“生きた資料”に変えることができるのでしょうか。そのための3つの原則を見ていきましょう。
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2. Fit & Gap分析を“生きた資料”にするための3つの原則
Fit & Gap分析をプロジェクト全体で有効活用するためには、その位置づけと運用方法を根本から見直す必要があります。
ここでは、その核心となる3つの原則をご紹介します。
- 原則1：プロジェクトの「共通言語」として位置づける Fit & Gap分析の結果を、単なる現状（As-Is）と理想（To-Be）の差分リストとして捉えてはいけません。
これは、ビジネス部門、IT部門、ベンダーなど、全てのステークホルダーが参照する「プロジェクトの羅針盤」であり、「共通言語」です。
仕様変更の要否を判断する際も、機能の優先順位を決める際も、「この変更は、我々が定義したどのGapに対応するものか？」「その優先順位は妥当か？」といったように、常にこの共通言語に立ち返って議論することで、ブレのない意思決定とスムーズな合意形成が可能になります。
これにより、会議での会話が「この機能はあった方が便利だと思う」といった主観的なものから、「この要件はGap-017（事業貢献度：高、実現難易度：中）に対応するもので、運用回避策と比較してROIが見込めるため優先すべきです」といった、データに基づいた客観的な議論へと変化します。 - 原則2：一元管理し、誰もが最新版にアクセスできる状態を保つ 分散したExcelでの管理は、情報のサイロ化と陳腐化を招きます。
Fit & Gap分析の内容は、専用の管理ツールや共有プラットフォーム上で一元管理することが欠かせません。
情報を一元化することで、関係者全員が常に最新の内容を確認し、同じ前提で議論できる環境が整います。
その結果、認識の齟齬を防ぎ、正確で迅速な意思決定が可能になります。 - 原則3：ライフサイクル全体で「参照・更新」する Fit & Gap分析は、プロジェクトの全工程を通じて活用すべき“指針”です。
そしてこの指針は、要件定義で作成して終わりではなく、設計・実装・テスト・導入後の各フェーズで継続的に参照・更新していく必要があります。
この考え方は、Oracle社のAIMやBaan社の方法論にも見られる「継続改善」のアプローチと共通しており、
一過性の分析で終わらせないことこそが、成功するERP導入プロジェクトに共通する要件です。
継続的にFit & Gap分析を運用することで、当初の計画と現場の実態との乖離を防ぎ、プロジェクトを常に正しい方向へと導くことができます。
さらに、導入後の改善活動においても、その更新されたデータが継続的な改善サイクルの起点となります。
これらの原則を、実際のプロジェクトでどのように実践すればよいのか、次のセクションで具体的なフェーズごとの活用法を解説します。
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3. 【実践】プロジェクトフェーズ別・Fit & Gap分析の継続的活用法
次に3つの原則を実践に移すため、プロジェクトの主要なフェーズごとにFit & Gap分析をどう活用していくのか、具体的なアクションと期待できる効果を見ていきましょう。
3.1. 要件定義フェーズ：客観的な優先順位付けと合意形成の基盤
このフェーズでの目的は、単にGapを洗い出すことだけではありません。
このフェーズでは洗い出したGapを客観的な基準で評価し、対応の優先順位についてステークホルダー間で合意形成することが必要です。
- 具体的なアクション
- 洗い出したGap項目を、「事業目標への貢献度」や「実現の難易度（コスト・期間）」といった軸で評価します。
- 評価結果に基づき、以下の表のようにGapを分類し、それぞれに対する対応方針を明確にします。
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ギャップ分類 |
説明 |
対応方針の例 |
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Fit |
パッケージ標準機能や設定変更で対応可能 |
業務プロセスをシステムに合わせる（BPR） |
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Gap（High） |
事業継続に不可欠で、代替困難な機能 |
アドオン開発（パッケージ標準にない独自機能の追加開発）を最優先で検討 |
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Gap（Middle） |
代替手段はあるが、非効率が生じる機能 |
運用でのカバー（例：特定の帳票出力を手作業で行い、フェーズ2で自動化を検討）、 |
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Gap（Low） |
利便性向上レベルで、必須ではない機能 |
将来的な改善項目として見送る（導入後のフェーズ2へ） |
- 期待できる効果 この分類と対応方針を基に議論することで、「なぜこの機能開発が必要なのか」「なぜこの業務はシステムに合わせるべきなのか」といった問いに対する客観的な根拠が明確になります。
これにより、感情論や部分最適に陥ることなく、全体最適の視点での合意形成がスムーズに進みます。
3.2. 設計・実装フェーズ：手戻りを防ぐ「仕様の辞書」
このフェーズでは、Fit & Gap分析資料が設計者や開発者にとっての「仕様の辞書」としての役割を果たします。
- 具体的なアクション
- 設計者や開発者は、担当する機能が「どのGapを解消するためのものか」「その背景にある業務課題は何か」をFit & Gap分析資料で確認します。
- 設計上の判断で、当初のGap対応方針（例：アドオン開発から運用回避に変更）に変更が生じた場合、その理由と経緯をFit & Gap分析資料に必ず記録・更新します。
- 期待できる効果 仕様の背景や目的を深く理解することで、意図と異なる実装をしてしまうリスクを大幅に削減できます。
これにより、後の工程での手戻りを未然に防ぐことができるようになります。
そしてこれに加えて変更履歴を記録しておくことで、将来のレビューや保守工程において、「なぜこのような仕様になったのか」を迅速に把握できるようになり、メンテナンス性が向上します。
3.3. テスト・レビューフェーズ：客観的な「評価基準」
テストやレビューは、作ったものが要件を満たしているかを確認する重要な工程です。
ここでFit & Gap分析資料が、客観的な評価基準（Success Criteria）となります。
- 具体的なアクション
- ユーザー受入テスト（UAT）のシナリオを作成する際、「要件定義で洗い出したGapは、定義した対応方針通りに解消されているか？」という観点を盛り込みます。
- システムのレビュー会では、「目指すべき業務プロセス（To-Beモデル）は、このシステムで実現できているか？」をFit & Gap分析資料と突き合わせながら検証します。
- 期待できる効果 これにより、「動いたからOK」といった曖昧な評価ではなく、「当初の目的を達成できているか」という本質的な観点での検証が可能になります。
そしてこれは、システムライフサイクルにおける「妥当性確認プロセス（Validation Process）」そのものであり、開発されたシステムが「目的に適合（fit-for-purpose）」しているかを客観的に証明する上で不可欠です。
これら結果として、システムの品質と業務適合性を客観的に評価できるようになり、評価を保証することができるようになります。
3.4. 導入後・運用フェーズ：継続的改善の「起点」
システム導入はゴールではなく、新たなスタートです。
Fit & Gap分析は、導入後の継続的な改善活動における「起点」となります。
- 具体的なアクション
- システム導入後の効果測定（Post-Implementation Review, PIR）において、当初のFit & Gap分析で定義した期待される成果（Project Outcomes）と、導入後に実際に直面した課題（Challenges）や成功基準（Success Criteria）の達成度を比較検証します。
- ユーザーから寄せられる新たな要望や改善点を、既存のFit & Gap分析資料と照らし合わせ、「これは既存のGap（Low）に対応するものか」「全く新しいGapなのか」を評価し、次の改善計画に繋げます。
- 期待できる効果 これにより、場当たり的な改善ではなく、戦略的な視点に基づいた継続的な改善プロセスが回り始めます。
そしてFit & Gap分析は、一度きりの分析から、ビジネスの成長と共に進化し続ける“生きた資料”としての価値を永続的に発揮するのです。
しかし、この理想的なライフサイクル運用を、担当者の善意と手作業のExcel更新だけに頼るのは、あまりにも現実的ではありません。
情報が陳腐化し、バージョンが錯綜し、結局は“死んだ資料”へと逆戻りするリスクを構造的に抱えているからです。次に、この運用を支えるための仕組みづくりについて解説します。
4. Fit & Gap分析の“鮮度”を保つ仕組みづくり
Excelなどの静的なファイルでFit & Gap分析を管理しようとすると、以下のような限界に直面します。
- 情報の陳腐化: 誰かが更新しても、その情報が関係者全員にリアルタイムで共有されず、古い情報に基づいた議論や作業が発生してしまう。
- 変更履歴の追跡困難: 「誰が、いつ、なぜ」その情報を変更したのかを追跡することが難しく、仕様変更の背景が不明瞭になる。
- 関係者間の共有の遅れと分断: 複数のファイルが乱立し、メールでの煩雑なやり取りが発生。結果としてコミュニケーションコストが増大し、情報の分断が起こる。
これらの課題を解決するには、分析情報を一元的に管理・更新・共有するための「プラットフォーム」が必要です。プラットフォームを導入することで、以下のメリットがもたらされます。
- リアルタイム性: 誰もが常に最新の情報にアクセスできる状態を維持します。
- トレーサビリティ（追跡可能性）: 当初の事業目標から始まり、洗い出されたGap、それに対応する要件、設計書、テストケース、そして変更履歴まで、すべてがデジタルに紐づきます。
これにより、「なぜこの仕様になったのか」という問いに対して、いつでも客観的な証跡を辿ることが可能になります。 - コラボレーション促進: 関係者が同じ場所で情報を共有し、議論することで、部門を超えた連携がスムーズになります。
このプラットフォームは、専用ツールに限らず、既存のExcel形式のFit & Gapテンプレートをスプレッドシート化することで実現できます。
弊社で提供しているFit & Gap分析テンプレートをそのままGoogleスプレッドシート上に落とし込むことで、
各担当者がリアルタイムでGap項目の更新状況を確認し、コメントや対応状況を同時編集することが可能になります。
これにより、関係者間の情報共有が格段に効率化し、レビューや承認のプロセスもオンラインでスムーズに進行し、
また、分析結果が常に最新の状態に保たれることで、Fit & Gap分析を“作って終わりの資料”ではなく、
プロジェクト全体を支える“生きた管理台帳”として継続的に運用できるようになります。
⇩フィットアンドギャップ分析テンプレートについてはこちらをチェック！
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5. まとめ：Fit & Gap分析をプロジェクト成功の原動力に
本記事では、Fit & Gap分析が形骸化してしまう原因を明らかにし、それをプロジェクトの全ライフサイクルで活用し続ける「生きた資料」に変えるための具体的な方法論を解説しました。
重要なのは、Fit & Gap分析を単なる初期工程の成果物と捉えるのではなく、プロジェクトを成功に導くための羅針盤として、能動的に使い続ける意識を持つことです。
最後に、本記事の要点である「3つの原則」を再確認しましょう。
- 原則1：プロジェクトの「共通言語」として位置づける
- 原則2：一元管理し、誰もが最新版にアクセスできる状態を保つ
- 原則3：ライフサイクル全体で「参照・更新」する
Fit & Gap分析を本棚の“死んだ資料”から、チームの手元にある“生きた羅針盤”へと変えることは、単なるプロセス改善ではありません。
それは、認識のズレ、無駄な手戻り、そしてプロジェクト目的の形骸化といった、失敗プロジェクトに共通する病巣を断ち切るための、最も効果的な処方箋なのです。
プロジェクトリーダーやマネージャーの皆様、ぜひ明日からこの処方箋を手に取り、プロジェクト成功の原動力として活用してください。
